Iberiapost — სრული დოკუმენტაცია მარკეტინგის გუნდისთვის

თემა: პლატფორმის ყველა ფუნქცია და შეკვეთის სრული პროცესი ნაბიჯ-ნაბიჯ სერვისი: ამანათების გადაგზავნა ევროპიდან საქართველოში (Amazon, eBay, Cdiscount, Darty და სხვა ევროპული მაღაზიები) ენები საიტზე: ფრანგული / ინგლისური / ქართული / რუსული ტრანსპორტირება: ავია და სახმელეთო

1. მონაწილეები და როლები

როლირას აკეთებს
კლიენტიყიდულობს ევროპულ საიტებზე, არეგისტრირებს შეკვეთას ჩვენს პლატფორმაზე, იხდის და თვალყურს ადევნებს ამანათს
ოპერატორი (réception)იღებს და აფიქსირებს ამანათებს საფრანგეთის საწყობში: აწონის, აფოტოსურათებს, უკავშირებს შეკვეთას
ადმინისტრატორიმართავს შეკვეთებს, გადახდებს, რეისებს, ტარიფებს, კონტენტს და მთლიან საიტს

2. კლიენტის გზა — რას ხედავს კლიენტი (ნაბიჯ-ნაბიჯ)

ნაბიჯი 0 — რეგისტრაცია

  • კლიენტი დარეგისტრირდება ელ. ფოსტით (Google/Facebook შესვლაც შესაძლებელია).
  • შეკვეთის გაფორმებამდე ელ. ფოსტა უნდა დადასტურდეს კოდით (მოქმედებს 10 წუთი).
  • რეგისტრაციისას ავტომატურად ენიშნება პირადი კასრის (casier) ნომერი — C-XXXX ფორმატში.

ნაბიჯი 1 — ყიდვა ევროპულ მაღაზიაში

  • კლიენტი ყიდულობს სასურველ პროდუქტს Amazon-ზე, eBay-ზე ან ნებისმიერ ევროპულ საიტზე.
  • მისამართად მიუთითებს ჩვენს მისამართს საფრანგეთში + პირადი კასრის ნომერს (C-XXXX) — ეს მისამართი ნაჩვენებია საიტზე „ჩვენი მისამართები" განყოფილებაში, დარეგისტრირებულ მომხმარებლებს პირად პანელშიც ესახებათ.
  • მეთოდი უფასოა და მყისიერია.

ნაბიჯი 2 — შეკვეთის რეგისტრაცია პლატფორმაზე

  • კლიენტი გადადის გვერდზე „შეკვეთის გაფორმება" და:
    1. აკოპირებს პროდუქტის ბმულს — სისტემა ავტომატურად აღიქვამს ინფორმაციას (ასევე შესაძლებელია პროდუქტის სახელის და მომწოდებელი საიტის ხელით მითითება);
    2. ამატებს პროდუქტ(ებ)ს — სახელი, ფასი, წონა, კატეგორია (ტელეფონი, ტაბლეტი, კომპიუტერი, სხვა);
    3. იყენებს პრომო კოდს (აქტიური და ვალიდური კოდის შემთხვევაში ფასდაკლება ავტომატურად გამოითვლება);
    4. ავსებს საკონტაქტო მონაცემებს: სრული სახელი, ელ. ფოსტა, ტელეფონი (უპირატესად WhatsApp), პირადი ნომერი, მიწოდების მისამართი საქართველოში.
  • შეკვეთის შენახვისას კლიენტი იღებს:
    • შეკვეთის ნომერს;
    • შიდა ტრეკინგ ნომერს IBP-TRK-XXXXX — ამანათის მოძებნისთვის.
  • თუ წონა არ არის მითითებული, გამოიყენება ფიქსირებული ტარიფი 6 € (≤1 კგ). პროდუქტების ფასი მხოლოდ ორიენტირებითია — საბოლოო თანხა დგინდება ამანათის რეალური წონის მიხედვით.
  • ყველაფერის შემდეგ კლიენტს ეგზავნება ავტომატური ელ. ფოსტა შეკვეთის დადასტურებით.

ნაბიჯი 3 — ამანათის მიღება საწყობში

  • ამანათი ჩამოდის ჩვენს საწყობში საფრანგეთში → სტატუსი იცვლება „ამანათი მიღებულია"-ზე.
  • თუ ამანათის მდგომარეობა საეჭვოა, კლიენტს ეგზავნება ელ. ფოსტა ფოტოებით (ფოტოები არ ინახება საიტზე — მხოლოდ ელ. წერილში ერთვის).

ნაბიჯი 4 — გადახდა

  • კლიენტს ეწყება ელ. ფოსტა ზუსტი გადასახდელი თანხით: ტრანსპორტირების გადასახადი + მომსახურების საფასური − ფასდაკლება.
  • გადახდა ხდება საბანკო გადმორიცხვით (TBC Bank ან Bank of Georgia — რეკვიზიტები ნაჩვენებია საიტზე და პირად პანელში; დანიშნულებაში მიეთითება შეკვეთის ნომერი).
  • გადახდის შემდეგ ადმინისტრატორი ადასტურებს თანხის მიღებას → სტატუსი „გადახდა მიღებულია". ამის შემდეგ ამანათი გაემგზავრება 24–48 საათში.

ნაბიჯი 5 — რეისზე ასახლა და გზა საქართველოში

  • გადახდილი ამანათები ერთდება ავია ან სახმელეთო რეისზე.
  • საიტზე კლიენტს ჩანს საჯარო რეისების გვერდი — გამგზავრებისა და ჩამოსვლის თარიღებით; ავიარეისის ნომერი და ავიაკომპანია დამალულია (ნაჩვენებია მხოლოდ საჯარო კოდი IBP-SHP-XXXXX).
  • ავიარეისების სტატუსი ავტომატურად იახლება ფრენის მონაცემების სერვისიდან.

ნაბიჯი 6 — თვალყური (tracking)

  • კლიენტი თვალყურს ადევნებს ამანათს ტრეკინგ ნომრით IBP-TRK-XXXXX ან შეკვეთის ნომრით გვერდზე „ჩემი კოლის Tracking".
  • ხილვადი ეტაპები (ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით):
    1. მიღებულია ჩვენს საწყობში
    2. კოლი მომზადებულია
    3. გადაეცა გადამზიდავს
    4. გზაშია საქართველოსკენ
    5. ჩამოვიდა საქართველოში
    6. განმარტება (საბაჟო) მიმდინარეობს
    7. მიწოდების პროცესშია
    8. მიწოდებულია
  • Tracking აქტიურდება მას შემდეგ, რაც ამანათი ფიზიკურად მოგვივა საწყობში.
  • თითოეულ სტატუსის ცვლილებაზე კლიენტს ეგზავნება ავტომატური ელ. ფოსტა.

ნაბიჯი 7 — მიწოდება საქართველოში

  • ამანათი ჩამოდის საქართველოში და ჩაბარდება კლიენტის მიერ მითითებულ მისამართზე → საბოლოო სტატუსი „მიწოდებულია".

3. კლიენტის დამატებითი ფუნქციები

ფუნქციააღწერა
ტარიფების კალკულატორიკლიენტი წინასწარ ითვლის გადაზიდვის ღირებულებას: არჩევს კატეგორიას და წონას → სისტემა აჩვენებს ფასს (ავია/სახმელეთო)
შეკვეთა მორგებული (sourcing)თუ კლიენტს ვერ პოულობს პროდუქტს, გამოაქვს მოთხოვნა ჩვენს გუნდთან სასურველი პროდუქტით — ჩვენ ვპოულობთ და ვყიდულობთ მისთვის; კომუნიკაცია მიმდინარეობს ჩატში საიტზე
პრომო კოდებიფასდაკლება მოქმედებს მხოლოდ აქტიურ, ვადაში მყოფ კოდებზე; კოდს შეიძლება ჰქონდეს მინიმალური შეკვეთის თანხა და გამოყენების ლიმიტი
ჩემი შეკვეთები (პირადი პანელი)შეკვეთების ისტორია, თითოეული შეკვეთის დეტალები: ფასის დეტალები, ტრეკინგი, სტატუსების ისტორია, გადახდის ინსტრუქცია საბანკო რეკვიზიტებით
ჩემი მისამართებიმიწოდების მისამართები საქართველოში; შეკვეთისას მისამართი შეიძლება ერთი დაწკაპუნებით ჩაირიცხოს პროფილიდან
პარამეტრებისახელი, ტელეფონი, ენა — ენა გამოიყენება ავტომატური ელ. ფოსტებისთვის
4 ენამთელი ინტერფეისი, ტარიფები, ელ. ფოსტები — FR / EN / KA / RU

4. გუნდის შიდა პროცესი — ოპერატორისა და ადმინის ნაბიჯები

4.1 ამანათის მიღება (ოპერატორი — „Réception colis")

  1. ოპერატორი ასკანირებს ამანათის შტრიხკოდს სკანერით (დუშეტი) ან ტელეფონის კამერით; ველი ყოველი სკანის შემდეგ ავტომატურად აქტიურდება ხელახლა.
  2. სისტემა ერთი დაწკაპუნებით პოულობს შეკვეთას შემდეგი ნომრებით: შეკვეთის ნომერი, ტრეკინგი (IBP-TRK), მოვაჭრის ტრეკინგი.
  3. იდენტიფიკაცია კასრის ნომრით (C-XXXX): თუ კოდი პირდაპირ არ ემთხვევა შეკვეთას, სისტემა კასრის ნომრით პოულობს კლიენტს და ოპერატორს არჩევინებს:
    • მიამაგროს ამანათი არსებულ შეკვეთას, ან
    • შექმნას ახალი შეკვეთა ნიშნით „გადასამოწმებელია" (მოგვიანებით გასარკმევი კლიენტთან).
  4. ოპერატორი აფიქსირებს:
    • რეალურ წონას (კგ) — გადასახადი ავტომატურად გამოითვლება;
    • კატეგორიას (ტელეფონი, ტაბლეტი, კომპიუტერი, სხვა);
    • მდგომარეობას: კარგი (მიღებულია) / საეჭვო (მიღებულია პასუხისმგებლობის ფოტოთი) / ცუდი (უარყოფილია — შეკვეთა გაუქმდება);
    • ფოტოებს — ერთვის კლიენტისათვის გასაგზავნ ელ. წერილს და შემდეგ იშლება (საიტზე არ ინახება); ასლი ავტომატურად გადის არქივში georgianexpress77@gmail.com-ზე.
  5. დადასტურების შემდეგ: სტატუსი → „ამანათი მიღებულია", ისტორიაში ფიქსირდება ცვლილება, კლიენტს ეგზავნება შეტყობინება.

4.2 გადახდის დადასტურება (ადმინი)

  • ადმინი ხედავს გადარიცხვას ბანკში → სტატუსი „გადახდის მოლოდინში" → „გადახდა მიღებულია" → კლიენტს ეგზავნება ავტომატური ელ. ფოსტა.

4.3 რეისები (ადმინი — „Trajets")

  • ადმინი ქმნის ავია ან სახმელეთო რეისს: გამგზავრების/ჩამოსვლის თარიღები, დრო, წარმოშობის ქვეყანა.
  • ავიარეისებზე ჩართულია ავტომატური სტატუსის განახლება ფრენის ინფორმაციის სერვისის მეშვეობით (თვეში ~390 მოთხოვნის ლიმიტით — ლიმიტს სისტემა თვითონ აკონტროლებს).
  • კლიენტს ეჩვენება მხოლოდ საჯარო კოდი IBP-SHP-XXXXX — ფრენის ნომერი და ავიაკომპანია დაცულია.

4.4 ამანათების რეისზე მიმაგრება (მომზადებელთა პანელი)

  • გადახდილი ამანათები ხელმოწერით ფიქსირდება კონკრეტულ რეისზე.
  • თუ ამანათი უკვე ხელმოწერილია და საჭიროა მისი გადატანა/მოხსნა, სისტემა მოითხოვს მიზეზს — ყველა ცვლილება ინახება ჟურნალში (ვინ, რა დროს, რატომ).

4.5 Tracking ეტაპების მართვა (ადმინი)

  • ადმინი ნიშნავს Tracking ეტაპებს თითოეული შეკვეთისთვის (სწრაფი ღილაკებით) — კლიენტი ხედავს ქრონოლოგიას საჯარო Tracking გვერდზე.
  • ეტაპების სია მორგებადია: შესაძლებელია ახალი ეტაპების დამატება 4 ენაზე, ასევე იმის განსაზღვრა, რომელი ეტაპი ჩანს კლიენტისთვის და რომელი მხოლოდ შიდაა.

5. ტარიფების ფორმულა

ტრანსპორტირების გადასახადი = კატეგორიის ფიქსირებული ტარიფი (€) + წონა (კგ) × კატეგორიის ტარიფი კგ-ზე (€)

  • კატეგორიები (ტელეფონი, ტაბლეტი, კომპიუტერი, სხვა...) ცალ-ცალკე არიან კონფიგურირებადი: თითოეულს აქვს საკუთარი ფიქსირებული ტარიფი და ფასი კგ-ზე.
  • ამანათის სტანდარტი (PackageStandard): განსაზღვრავს სტანდარტული ამანათის მაქსიმალურ წონას და ზომებს.
  • ჰორ გაბარიტის ამანათები: თუ ჩართულია სპეციალური გაანგარიშება — გამოითვლება მოცულობითი წონა (დივიზორით, მაგ. 5000), იყენებს უფრო მძიმეს რეალურ და მოცულობით წონას შორის, დამატებითი ტარიფი კგ-ზე, ჯამური საფასური ან/ან მინიმალური თანხა.
  • პრომო კოდი გამოითვლება საბოლოო თანხიდან: საბოლოო = გადაზიდვა + მომსახურება − ფასდაკლება.

6. ადმინისტრაციული პანელი — ფუნქციების სრული სია

განყოფილებარას მართავს
Commandes (შეკვეთები)ყველა შეკვეთის სია, ძებნა, ფილტრები, სტატუსის ცვლილება, Excel/CSV ექსპორტი
Réception colisამანათების სკანირება და მიღება (იხ. §4.1) + მომზადებელთა პანელი
Trajets (რეისები)ავია/სახმელეთო რეისების შექმნა და მართვა, ავტომატური სტატუსი
Utilisateursმომხმარებლები, როლების მინიჭება (admin / operateur / user), მოწვევა ელ. ფოსტით
Sites partenairesპარტნიორ მაღაზიათა სია: ლოგოები, ღილაკის ფერები, კატეგორიები, ქვეყნები, ყიდვის გზამკვლევები 4 ენაზე
Tarifsკატეგორიების ტარიფები (ფიქსი ტარიფი + €/კგ), ავია/სახმელეთო კონფიგურაცია
Colis standardსტანდარტული ამანათის ლიმიტები და ჰორ გაბარიტის წესები
Codes promoპრომო კოდები: აქტივობის ვადა, ლიმიტები, მინიმალური შეკვეთა
Étapes de suiviTracking ეტაპების სია: ლეიბლები 4 ენაზე, რომელია მისანიჭებელი/ხილვადი
Traductionsსაიტის ყველა ტექსტის თარგმანი 4 ენაზე
Navigationმენიუს სტრუქტურა: გვერდები, ქვემენიუები, იკონები, გამოჩენა/დამალვა
Constructeur de pagesსრული ვიზუალური რედაქტორი „Modifier cette page": ტექსტების, სურათების, ღილაკების რედაქტირება პირდაპირ საიტზე; ელემენტების გადაადგილება თავსართში (სათაური/ბანერი)
SEOთითოეული გვერდის მეტა-ტექსტები, Open Graph, საძიებო სისტემების კონფიგურაცია
Emailsავტომატური ელ. ფოსტების დიზაინი და ტექსტები, გაგზავნილი წერილების ისტორია
Publicités (annonces)საიტის გვერდებზე განთავსებული სარეკლამო ბანერები
Annoncesმასობრივი განცხადებების ელ. ფოსტით გაგზავნა ყველა მომხმარებლისთვის
Statistiquesვიზიტორების სტატისტიკა: ქვეყნები, სესიები, გვერდები (ადმინის ვიზიტები არ ითვლება)
Sourcingმორგებული შეკვეთების მოთხოვნები და ჩატი კლიენტებთან

7. შეტყობინებები კლიენტისთვის (ავტომატური ელ. ფოსტები)

მომენტიშეტყობინება
რეგისტრაციაელ. ფოსტის დასადასტურებელი კოდი
შეკვეთის რეგისტრაციადადასტურება შეკვეთის ნომრით და ტრეკინგ ნომრით
ამანათის მიღებამიღების დადასტურება (საეჭვო მდგომარეობისას — ფოტოებით)
გადახდის მოთხოვნაზუსტი თანხა და საბანკო რეკვიზიტები
ყოველი სტატუსის ცვლილებაახალი სტატუსის შესახებ შეტყობინება
სპეციალურიადმინის მიერ გაგზავნილი ინდივიდუალური შეტყობინებები

ელ. ფოსტები გადის კლიენტის არჩეულ ენაზე (პარამეტრებიდან).

8. კლიენტის სტატუსების ლექსიკონი (როგორც საიტზე ჩანს)

სტატუსი (ფრ.)ქართულადრას ნიშნავს
En attente de réceptionამანათის მოლოდინშიშეკვეთა დარეგისტრირებულია, ველოდებით ამანათს საწყობში
Colis reçuამანათი მიღებულიამანათი ჩამოვიდა საწყობში, აწონილია
En attente de paiementგადახდის მოლოდინშიგამოგზავნილია ზუსტი თანხა, ველოდებით გადარიცხვას
Payéგადახდა მიღებულიათანხა დადასტურებულია, ამანათი მომზადდება გასაგზავნად
Expédiéგაგზავნილი საქართველოშიამანათი გაემგზავრა რეისით
Livréმიწოდებულიაამანათი ჩაბარდა კლიენტს
Annuléგაუქმებულიშეკვეთა გაუქმდა (მაგ. ცუდ მდგომარეობაში უარყოფილი ამანათი)